ERP-systemet skal leve i organisationen

ERP

Få mest mulig værdi af jeres ERP-system

Et nyt ERP-system bringer først værdi, når det lever i organisationen. Læs om de tre områder, I skal være særligt opmærksomme på.

Vi har tidligere fortalt, hvorfor I skal kortlægge behovene, før I vælger jeres nye ERP-leverandør. Men når kursen er lagt og leverandøren valgt, er det afgørende, at I inddrager organisationen. For det er mennesker, som får systemet til at skabe værdi.

Tag et kig på tre områder, hvor I bør lægge nogle kræfter, så I sikrer jer et velfungerende og optimeret ERP-system:

Involver interessenterne

Involver hele organisationen i implementering af det nye ERP-system. Og gør det fra starten! Forandringsledelse bør være et nøgleord gennem hele implementeringsforløbet, så alle interessenter og hele organisationen accepterer og tager forandringerne til sig. Det er også vigtigt, at brugerne inddrages hurtigt, så deres idéer og erfaringer bliver en del af implementeringen. På den måde kommer systemet til at matche behovene bedst muligt.

Sørg også for mange løbende brugertests. Både projektgruppe (LINK) og en eventuel referencegruppe skal sikre, at de beskrevne krav dækkes af løsningen. Det gøres blandt andet ved at teste delleverancer fra leverandøren, eventuelt med testdata.

ERP - involver interessenterne

Uddan brugerne

Ved siden af den overordnede involvering af medarbejderne skal implementeringen også dække uddannelse af brugerne i det nye system.  Mange steder håndteres uddannelsen af superbrugere, der har været involveret i projektet fra et tidligt tidspunkt, måske allerede i forbindelse med udvælgelsen af system.

Måske skal en del af virksomhedens eksisterende processer ændres eller tilpasses. Det er derfor ikke kun den teknologiske løsning med ny brugergrænseflade, som medarbejderne skal vænne sig til; det er også måden at arbejde på og måske endda rækkefølgen af opgaver og fordelingen af ansvar.

Det er krævende, for nye vaner sidder ikke fast fra den ene dag til den anden.

Træningen af medarbejdere strækker sig som regel ind i driftsperioden, hvilket er godt, fordi I derfor kan arbejde med rigtige data og afprøve systemet i dagligdagen.

Husk, at træningen skal vedligeholdes for de eksisterende medarbejdere – og nye medarbejdere skal sikres træning i processer og system.

ERP - uddan brugerne

Og fremtiden?

Skab en plan for videreudvikling af systemet; herunder den løbende drift og vedligehold. Hvor opstår input til forbedringer og hvordan håndteres ønsker og ændrede behov?

Det kan være en god idé at etablere en form for ’erfa-gruppe’, som sørger for at indsamle erfaringer med systemet. Der kan være mange småfejl og uhensigtsmæssigheder, som skal rettes - områder, hvor det bliver tydeligt, at brugerne mangler træning. Erfa-gruppen kan samtidig holde snor i nye ideer og muligheder, som brugerne opdager i systemet, så de deles med resten af organisationen.

Hvis I har gjort brug af en referencegruppe i de første faser af ERP-projektet, er det oplagt at lade (dele af) den fortsætte som erfa-gruppe, når I når frem til driftssituationen. For overgangen til drift betyder ikke, at arbejdet med ERP-systemet stopper. Det er vigtigt løbende at sikre, at systemet følger med udviklingen i virksomheden: Der kan for eksempel komme nye forretningsområder med specielle behov eller krav, der kan understøttes af ERP-systemet. Eller I går måske ind på nye markeder, som bedst håndteres med andre processer.

Samtidig bør I følge med i udviklingen af systemet og trends på markedet, både ved løbende afsøgning af mulighederne hos jeres nuværende leverandør, men også hos andre leverandører, og i høj grad også via erhvervsnetværk og kontakter, hvor I kan trække på andres erfaringer og oplevelser med både systemer og leverandører.

ERP - fremtiden

Få hjælp fra uvildig partner

kaastrup|andersen har erfaring fra komplekse og forretningskritiske projekter. Derfor er vi jeres sikre partner igennem hele processen med at vælge og implementere nyt ERP-system.

Du er altid velkommen til at kontakte os for en uforpligtende snak: Skriv til Flemming Middelhede Jensen på fmj@kaastrupandersen.dk eller ring til os på +45 70 27 77 19.

Hent vores ERP-guide

Læs mere om, hvordan virksomheder succesfuldt gennemgår et ERP-projekt og opnår den ønskede gevinstrealisering.

Strategier og metoder til ERP-implementering