Fjernelse af flaskehalse og ineffektive processer - kaastrup | andersen

Fjernelse af flaskehalse og ineffektive processer

Agile processer i det daglige arbejde gjorde virksomheden effektiv

De fleste virksomheder har en række driftsopgaver, som kan udføres langt mere effektivt. Agile metoder bruges ofte i udviklingssammenhænge, men der ligger store gevinster i også at benytte agile metoder i den daglige drift for at forbedre forretningen.

En større dansk virksomhed så en række flaskehalse og ineffektive processer i forbindelse med deres design og udvikling af specielle værktøjer til brug i serviceopgaver hos deres slutkunder. Der var ikke styr på – og overblik over – prioriteringer, udviklingsproces og dokumentation, hvilket resulterede i, at udførelsen af de serviceopgaver, der krævede det specielle værktøj, var ineffektiv og i værste fald kunne udskyde eller helt aflyse serviceopgaverne hos slutkunden. Virksomheden gennemførte et projekt der, ud over varetagelse af den daglige drift, skabte en transparent og agil driftsmodel, baseret på Scrum-metoder, som satte skik på værktøjsudviklingen og giver et solidt fundament for virksomhedens serviceforretning.

Vil du høre mere?

Lars Glowienka

CSO
+45 70 27 77 19
Kontakt mig

Udfordring

En af kaastrup|andersens kunder, en større dansk produktionsvirksomhed, stod med en helt konkret udfordring i deres serviceforretning: Markedet efterspørger i højere og højere grad, at leverandører er i stand til at udføre service på produkter, som er produceret af andre, konkurrerende leverandører. I branchen er det således hverdagskost, at en servicetekniker skal udføre service på et produkt af et andet mærke end det, serviceteknikerens virksomhed selv producerer. For serviceteknikerens forståelse af opgaven og måden den skal udføres på, gør det ikke den store forskel, om produktet, der skal serviceres, er af mærket X eller Y. Men ofte er der små forskelle på, hvordan værktøjet, der bruges til at udføre serviceopgaven, er konstrueret. Det betyder, at serviceteknikerens virksomhed skal sikre, at teknikeren har de rette værktøjer tilgængelige, når der skal udføres service på et ’fremmed produkt’. Virksomheden var udfordret på hele udviklingsprocessen i forhold til deres specialværktøjer, fra håndtering af indkommende krav fra serviceforretningen, prioritering, design, udvikling og produktion. Værktøjerne blev produceret og leveret til serviceteknikerne, men det var tydeligt, at processerne var ineffektive og kostede dyrt i forhold til tid og ressourcer – og niveauet af service overfor slutkunderne trængte til et løft.

Projektet blev iværksat for at få bedre styr på både prioritering, design og udvikling af de nødvendige værktøjer, med det mål at gøre hele processen mere effektiv og sikre, at slutkundernes service blev udført hurtigst og bedst muligt.

Løsning

Projektets mål kan deles i to: 1. at varetage den løbende drift: Løbende udvikle de værktøjer, som var nødvendige i servicearbejdet og 2. at skabe struktur for selve arbejdet med udviklingen af værktøjerne. Efter en grundig vurdering blev agile metoder taget i brug. En lang række Scrum-værktøjer blev en del af hverdagen i projektet for at styre både prioritering, planlægning, udvikling, rapportering og løbende forbedringer. Der blev afviklet sprint af 3 ugers varighed og projektet indførte brugen af softwareapplikationen Jira som opgavestyringsværktøj for at sikre, at alle opgaver var synlige, sporbare og at det var muligt at rapportere på fremdrift.

De brugte Scrum-værktøjer er: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review og Sprint Retrospective. Samtidig lagde projektet en stram struktur for møderne med Styregruppen og den øvrige ledelse i området. Det udmøntede sig i fastlæggelse af et Styregruppemøde i hvert sprint, en ugentlig fremdriftsrapport og en ’Roadmap og Sprint’-plan i starten af hvert sprint.

Resultat

De veldefinerede agile processer satte klare rammer for arbejdet og skabte fremdrift og motivation i projektet fra første færd. Transparensen og overblikket satte Styregruppen i stand til at træffe de rette valg og prioritere ud fra reel viden i stedet for antagelser, som det tidligere ofte var tilfældet. Både forløbet og det endelige resultat viser med al tydelighed, at den agile tilgang er den rette løsning, som skaber den fleksibilitet og fremdrift, som virksomheden har brug for. Projektet har samtidig skabt en højere motivation og engagement hos medarbejderne: De agile metoder og processer skaber transparens og tydeliggør den løbende fremdrift, klare mål og værdien af samarbejde – alt sammen faktorer, som bidrager til arbejdsglæde og højere tilfredshed.

Projektet har nået sit mål og implementeret en transparent og agil løsning, der sikrer en effektiv og præcis proces for design, udvikling og levering af specialværktøjer til servicefunktionen i virksomheden. De optimerede og mere transparente processer i området er allerede nu med til at sikre og optimere kundens samlede serviceforretning. På samme tid har projektet udført den daglige drift og løbende leveret værktøjer til forretningen – udviklingen af de nye agile processer er så at sige sket gennem og i det daglige arbejde.

kaastrup|andersen stod for projektledelsen, fra udvikling af konceptet, implementering af de nye processer og metoder til risikostyring og forandringsledelse, og varetog samtidig den daglige drift af værktøjsudviklingen.

Trænger dine forretningsprocesser til effektivisering? kaastrup|andersen har stor erfaring med at hjælpe virksomheder til at optimere deres forretning, så gevinsterne realiseres. Vi arbejder med både agile metoder (Scrum, SAFe etc), Lean og er skarpe på forandringsledelse, risikostyring og gevinstrealisering. Kontakt os og lad os tale om, hvordan vi kan hjælpe dig og din virksomhed til yderligere vækst.

Vil du høre mere?

Lars Glowienka

CSO
+45 70 27 77 19
Kontakt mig