Succesfuld carve-in ved hjælp af en stærk proces

Som vanligt, når det handler om overtagelse af andre virksomheder offentliggjordes købet først, da aftalen var indgået – og dermed blev startskuddet givet til påbegyndelse af integrationen. Udfordringen var helt konkret at sikre, at den opkøbte virksomheds medarbejdere, produkter, systemer og processer blev integreret i den overtagende organisation. På papiret ser den slags opgaver relativt tilgængelige ud, men der ligger mange detaljer gemt, når man tager hul på projektet. Alene it-infrastruktur rummer et utal af elementer, der skal tages stilling til og håndteres; fra indkøb af udstyr (PC’er, mobiltelefoner) til medarbejderne, oprettelse af brugerkonti- og profiler og migrering af data – fra diverse systemer i den opkøbte virksomhed.

Den overtagende organisation har efterhånden mange erfaringer med carve-ins (Mergers & Acquisitions) og har etableret en tydelig og effektiv proces for, hvordan et optimalt forløb sammensættes. Det konkrete projekt blev håndteret i 10 spor: HR, service, indkøb, finance, marketing, legal, data analytics, development, facility og it. It-sporet koordineredes tæt af en overordnet programledelse og der blev afholdt faste møder for at sikre fremdrift, sammenhæng og synergi i arbejdet.

På it-sporet begyndte arbejdet med et overbliksmøde med den opkøbte virksomheds ledelse. Mødet indledte en overordnet informationsindsamling, som gav input til en initiel analyse samt til en plan for det videre arbejde. Samtidig satte projektet gang i en række helt håndgribelige opgaver, såsom indkøb af PC’er og oprettelse af brugerkonti. Det muliggjorde, at de nye medarbejdere kunne logge ind på den overtagende virksomheds interne systemer, som for eksempel intranetportal, mail, Yammer, MS Teams. Kort sagt: hurtig og effektiv etablering af en ’normal arbejdsdag’ for de nytilkomne medarbejdere, så deres integration i organisation, kultur og værdier blev godt understøttet.

Efterfølgende kastede projektet sig over en detailanalyse med brug af de mange afklaringer, informationer og data, som løbende tilgik fra de forskellige områder i den opkøbte virksomhed. Et af målene med detailanalysen var at afdække, hvilke af den overtagende virksomheds standard it-services, der skulle i brug – og hvilke specielle services, der skulle tages hensyn til. Detailanalysen var således omdrejningspunktet for aktiviteter i integrationen, idet den sikrede, at alle elementer var tilbundsgående undersøgt og afklaret – og at der var en klar plan for håndteringen af de enkelte dele. Detailanalysen dannede samtidig grundlag for en samlet, endelig og detaljeret plan, som udstak rammer og tidslinjer for den egentlige integration af den opkøbte virksomhed.

Den endelige, detaljerede plan styrede selve det praktiske arbejde i projektet (for eksempel migrering af mail, data etc). Sidste fase bestod af overdragelse til drift og support i den overtagende virksomheds it-organisation.

Den opkøbte virksomhed er nu en del af den overtagende virksomheds organisation, så medarbejdere, processer og systemer fungerer sammen og skaber værdi. De nye produkter er integreret i den samlede markedsstrategi, kundekontrakter er på plads og projektet har defineret og etableret et rapporterings-setup, der sikrer, at de overordnede finans- og controllerfunktioner modtager data fra de af den opkøbte virksomheds systemer, der ikke er erstattet med systemer i den overtagende virksomhed. Der er også lagt en plan for, hvornår resten af den opkøbte virksomheds systemer migreres til de resterende kernesystemer i den overtagende virksomhed.

Den praktiske side af integrationen fylder meget, men samtidig er det vigtigt ikke at underkende den udfordring, der ligger i, at en mindre, velfungerende virksomhed integreres i en stor virksomhed; i en anden organisation, kultur, andre processer og systemer. Det kræver tålmodighed, åbenhed og arbejde fra både den modtagende og den tilkommende virksomhed at få både processen og resultatet til at give mening og værdi. Projektet er lykkedes med både de praktiske og de organisatoriske udfordringer og de forventede gevinster ved opkøbet kan realiseres.

Den overtagende virksomheds strukturerede tilgang til Mergers & Acquisitions har været grundlæggende for det smidige og effektive forløb. Fra projektets startskud til endelig overdragelse og til drift og support gik under 3 måneder.

kaastrup|andersen varetog projektledelsen af integrationen af it-sporet.