En grundig og effektiv proces har givet East Metal A/S et stærkt fundament
Hvordan fungerer ERP-systemet i din virksomhed? Er det fulgt med udviklingen – og dækker det behovene i jeres forretning og i markedet lige nu?
East Metal A/S stod med et forældet og ikke-supporteret ERP-system, som ikke længere kunne understøtte forretningens vækst og de stigende krav til digitalisering. Brugerne blev mødt af lange svartider, uoverskuelige data-øer i forskellige formater og besværlig informationsdeling. Konsekvenserne var manglende strategisk overblik og transparens, besværlige arbejdsgange samt en arbejdstung og langsommelig tilbudsproces, der betød, at East Metal ofte mistede potentielle kunder.
kaastrup|andersen har hjulpet East Metal A/S med det indledende arbejde i implementeringen af nyt ERP-system. Arbejdet har bestået i afdækning og analyse af processer, udformning af kravspecifikation, håndtering og vurdering af leverandørtilbud, kontraktforhandlinger med udvalgt leverandør samt udarbejdelse af en omfattende plan for det videre arbejde med selve implementeringen af det valgte ERP-system.
Læs hele casen om, hvordan samarbejdet mellem East Metal A/S og kaastrup|andersen fik resultaterne i hus.
Vil du høre mere?
Tak for din henvendelse
Vi vender tilbage til dig hurtigst muligt.
Udfordring
Leverandøren af East Metal A/S’ ERP-system supporterede ikke længere løsningen, og al support og vedligehold blev nu varetaget af et mindre, lokalt it-firma. Det betød, at den daglige drift var yderst sårbar, og at mulighederne for videreudvikling og forbedringer i systemet var ikke-eksisterende. ERP-systemet blev en flaskehals i mange dele af organisationen fra salg, finans og produktion til service og support i form af lange svartider, usammenhængende data og manglende transparens – og det havde store konsekvenser i særlig tilbudsgivningsprocessen; tidsforbruget ved oprettelse og beregning af tilbud var stort, og betød, at potentielle kunder blev tabt.
Det aldrende ERP-system begrænsede samtidig den strategiske udvikling af East Metal A/S, fordi den manglende digitalisering, transparens og sammenhæng gjorde det svært for ledelsen at skabe det rette beslutningsgrundlag om eksempelvis øget fokus på visse markeder eller optimeringer i produktionen.
Løsning
Efter indledende møder med projektets sponsor besøgte vores team East Metal A/S’ lokationer i Letland. Her afholdt vi 15 workshops med deltagere fra hele værdikæden og foretog en grundig afdækning og dokumentation af de mange arbejdsprocesser. Fokus var på brugernes eksisterende arbejdsprocesser og de konkrete opgaver, som blev løst i det daglige arbejde – uden hensyntagen til, om et nyt ERP-system ville være i stand til at understøtte disse processer. Arbejdet var omfattende, og den fysiske tilstedeværelse og evnen til at sætte sig ind i brugernes arbejde gav gode resultater og mundede ud i en detaljeret kravspecifikation.
Kravspecifikationen blev sendt til en række leverandører, og de indkomne tilbud blev behandlet i kaastrup|andersens vurderingsværktøj, som sikrede en grundig og gennemskuelig samlet vurdering af tilbuddenes egnethed. Vurderingsværktøjet er udformet ud fra vores erfaringer med leverandørudvælgelse, og sikrede dermed, at East Metal A/S kom omkring alle elementer af processen. Den strukturerede tilgang til vurderingen af tilbuddene gav et solidt grundlag for det beslutningsoplæg, som teamet præsenterede for East Metal A/S’ bestyrelse.
Teamet fra kaastrup|andersen deltog i de efterfølgende kontraktforhandlinger med den udvalgte leverandør for at garantere en grundig og dækkende aftale. Sideløbende med kontraktforhandlingerne blev planerne lagt for den egentlige implementering af ERP-systemet i forhold til både ressourceallokering, tidsforbrug og ansvarsfordeling. Projektplanerne indeholdt også retningslinjer og rammer for, hvordan arbejdet skal forløbe: Her er tænkt agilt, så de mange interessenter inddrages løbende med test og implementering af del-leverancer, hyppige møder og løbende forventningsafstemning.
Resultat
East Metal A/S står i dag med en række konkrete leverancer fra kaastrup|andersen:
- Detaljeret kravsspecifikation og en beskrivelse af egen forretning
- Indstilling og præsentation til bestyrelse
- Finansielt overslag på projektet
- Underskrevet kontrakt med leverandør
- Masterplan for selve implementeringsforløbet
Samarbejdet mellem East Metal A/S og kaastrup|andersen bygger på en høj grad af fleksibilitet, beslutningsdygtighed og en åben, ærlig dialog. Helt konkret har det blandt andet betydet, at vi i travle perioder har været i stand til at justere bemandingen ved at inddrage vores egne, specialiserede konsulenter. Det tætte samarbejde betød også, at projektsponsoren fra East Metal A/S hele tiden havde dyb indsigt i fremdrift og status – og var dermed i stand til løbende at vurdere behovet for øgede eller reducerede ressourcer fra kaastrup|andersen.
East Metal A/S har store forventninger til gevinsterne af implementeringen af det valgte ERP-system, blandt andet:
- bedre strategisk beslutningsgrundlag, der bygger på transparens og overblik
- hurtigere og mere effektiv tilbudsgivningsproces
- bedre kontrol over data, herunder masterdata, kundedata og produktionsdata
- mere effektive arbejdsprocesser, der giver mening for medarbejderne
- langsigtede muligheder for yderligere digitalisering
Implementeringsprojektet er nu i gang. Konsulenterne fra kaastrup|andersen fungerer som repræsentanter for East Metal A/S i samarbejdet med leverandøren af ERP-systemet; det kendskab til East Metal A/S, som konsulenterne har opnået gennem forløbet, er unikt og sikrer, at det kommende ERP-system understøtter forretningen på bedste vis.
Hent e-bogen:
4 råd til at komme godt fra start med dit ERP-projekt
4 råd til at komme godt fra start med dit ERP-projekt
Her får du viden om, hvilke fire faser vi lægger ud med at gennemgå, når vi fører virksomheder gennem en ERP-implementering.
Skal du have et nyt ERP-system? Vi står klar med erfaring og ekspertise i alle faser af processen, fra behovsafklaring til drift. Læs mere om vores services her. Kontakt Flemming Middelhede på fmj@kaastrupandersen.dk eller +45 2018 0957 og få en snak om mulighederne for et samarbejde, der løfter din forretning.
Vil du høre mere?
Tak for din henvendelse
Vi vender tilbage til dig hurtigst muligt.