Sammen kan vi mere – også når det handler om it-infrastruktur
God organisering, veldefineret samarbejde, klare processer og roller er alle nøgleord, når det kommer til udvikling og drift af it-infrastruktur. Og i denne case bliver det tydeligt for vores kaastrup|andersen-kunde, hvor forretningskritisk manglen på disse elementer kan være.
Antallet af it-løsninger stiger voldsomt i alle brancher og sektorer. I mange virksomheder og offentlige instanser er der fokus på it-løsninger, der grundlæggende handler om kommunikation og interaktion med kunderne. Det kan være it-løsninger, der sikrer, at servicemedarbejdere kan indtaste data om de maskiner, der serviceres, og at disse data er tilgængelige for kunden. Et andet eksempel er løsninger til avanceret dataoverførsel, hvor patienters måleresultater, foretaget i hjemmet, registreres i de centrale sundhedssystemer. Der er også et stort marked for videokonferenceløsninger, der for eksempel muliggør, at teknikere, der står med et problem hos en kunde, kan få hjælp af eksperter.
It-infrastrukturen skal også sørge for, at de enkelte løsninger kan udveksle data med andre løsninger, og de skal driftes i et sikkert og robust miljø. Det stiller høje krav til den it-infrastruktur, som ligger bag.
En af kaastrup|andersens kunder, en større virksomhed, oplevede flaskehalse i forbindelse med udvikling og drift af nye, kunderettede it-løsninger. Det tog for lang tid at gennemføre nye projekter og ændringer i eksisterende løsninger, og det gav derfor god mening at se på, hvordan det team, der arbejder med it-infrastrukturen, bedst kunne organiseres og støttes for både at opnå optimale resultater og et godt arbejdsmiljø for medarbejderne.
Læs om, hvordan vi i samarbejde med virksomheden har styrket det team, der håndterer it-infrastrukturen på tværs i virksomheden.
Vil du høre mere?
Tak for din henvendelse
Vi vender tilbage til dig hurtigst muligt.
Udfordring
Kundens virksomhed baserer sig på et voksende antal it-løsninger, som sikrer både løbende kontakt og information til kunderne, men som også understøtter akutte situationer med nedbrud af maskiner og opståede fejl, der skal rettes. Samtidig er det forretningskritisk, at it-infrastrukturen sørger for, at de mange it-løsninger, der afvikles, kan udveksle data i et sikkert miljø, så billedet af den enkelte kunde er komplet.
Kravene til nye løsninger er stigende og kommer fra både kunder og forretningen. Det betyder, at antallet af nye projekter vokser, hvilket øger kompleksiteten og behovet for overblik.
Det team, der implementerer og vedligeholder ændringer i it-infrastrukturen i virksomheden, var således under pres. Antallet af medarbejdere i teamet var vokset fra 3 til 11 på kort tid, og det betød, at de etablerede processer, roller og arbejdsgange ikke længere var tilstrækkelige i en travl hverdag med mange opgaver. Stemningen i teamet led under det store arbejdspres, og det havde negativ indvirkning på både motivation og sygefravær.
Kort sagt kaldte det øgede antal opgaver på en revurdering og -definering af både roller og ansvar – og ikke mindst nye, veldefinerede prioriterings- og planlægningsprocesser, der inddrager både medarbejdere i teamet og de projekter, der leverer opgaver til teamet.
Løsning
Virksomheden igangsatte derfor et forandringsprojekt med et overordnet mål: En god infrastrukturløsning, der indfrier behovene fra forretningen samt en god trivsel i teamet.
Det overordnede mål blev detaljeret yderligere i tre konkrete opgaver:
- Etablering og implementering af samarbejdsmodeller, -processer og -aftaler mellem teamet, projekter og leverandører
- Etablering og implementering af arbejdsprocesser, der sikrer prioritering af opgaver og tilpasning af arbejdsbyrde for medarbejderne
- Sikring af et godt arbejdsmiljø for medarbejderne i teamet
Teamets arbejde i projektet foregik med udgangspunkt i en række succeskriterier, som teamet definerede i starten af processen. Succeskriterierne udstak en fælles retning og udgjorde også et beslutningsgrundlag, fordi de gjorde det nemt at vurdere, om den ene eller anden løsning var passende.
Projektarbejdet foregik blandt andet i workshops, hvor teamet arbejdede med både rollebeskrivelser og nedbrydning af mål i opgaver. Arbejdsprocessen med at definere roller og interne snitflader i projektet var første skridt til en bedre intern sammenhængskraft, og de klart definerede roller og processer er med til at skabe et roligt, struktureret og stabilt arbejdsmiljø, hvor tiden bruges rigtigt på de rigtige ting.
Nedbrydningen af mål udgjorde også et vigtigt element i projektet: Den fælles forståelse af, hvordan de enkelte elementer i dagligdagen er nødvendige for at opnå målene, tilfører et overordnet perspektiv til de daglige opgaver, der bliver mere relevante, vedkommende og motiverende.
I forhold til løbende prioritering og strukturering af opgaverne indgik flere forskellige elementer i en samlet løsning:
- Etablering af en ’Product Owner’-rolle, hvis ansvar er at forestå og vedligeholde kommunikationen med de kørende projekter
- Afvikling af 2-ugers sprints, der også indebærer planlægning og prioritering af opgaver
- Implementering af opgavestyringssystemet Jira, der allerede var indkøbt til teamet
Resultat
Teamet står nu med en samlet løsning, der består af en model for og værktøjer til at håndtere
- hvordan teamet bedst arbejder
- hvordan opgaverne prioriteres og struktureres
- hvordan samarbejdet med projekter, leverandører skal fungere
Teamets eget arbejde med at etablere løsningen er i sig selv blevet en del af resultatet: De mange dialoger om både roller, ansvar, mål og perspektiver har styrket sammenhængskraften og den fælles forståelse i teamet – noget som både giver motivation og inspiration i det daglige arbejde.
Teamet, der er vokset eksplosivt grundet et stigende behov, har nu fået ro, struktur og ny motivation. Fremtidsperspektiverne er lysere: Teamet kan vokse, fordi rammer, processer og systemer nu er skalerbare og med lethed understøtter både stigninger i antal af opgaver og nye kollegaer.
Set fra et overordnet, forretningsmæssigt perspektiv betyder projektets resultater, at it-infrastrukturen vil kunne indfri kravene fra nye kunderettede løsninger hurtigere og mere smidigt. Og virksomheden vil nyde godt af den skalerbarhed, der gør, at forretningen kan følge med den hastige digitalisering af løsninger til kunderne.
kaastrup|andersen bidrog med en erfaren konsulent, der samtidig trak på sit bagland i kaastrup|andersen, så projektet kom godt i mål.
Har I også vokseværk i jeres virksomhed? Det gamle udtryk ’at stoppe op og slibe saven’ har ofte sin berettigelse, så I er sikre på, at arbejdet både er effektivt og medarbejderne trives i et motiverende og inspirerende arbejdsmiljø. Kontakt os for en uforpligtende snak og lad os sammen se på, hvordan vi styrker din virksomhed og dine medarbejdere. Ring eller skriv til Thomas Tengstedt på 7027 7719 eller tte@kaastrupandersen.dk.
Vil du høre mere?
Tak for din henvendelse
Vi vender tilbage til dig hurtigst muligt.