Viden og indsigter

Lean

Udnytter I virksomhedens potentiale?

For nogle er standardisering et negativt ladet ord. De tænker, at standardisering handler om at gøre folk ens, om at tage kreativiteten fra den enkelte, og ensrette for ensretningens skyld.

Der er ingen tvivl om, at standardisering kan spare penge. Punktum. Standardisering sparer frustrationer og gør nye ideer meget lettere at implementere. Men betyder det, at man som medarbejder skal gøres til en robot? Eller kan standardisering faktisk også betyde noget helt andet?

Standardisering i den virkelige verden

Standardisering letter arbejdet

Jeg har prøvet standardisering på egen krop. Jeg arbejdede i en lean-afdeling, hvor vi havde en standard for lean-projekter. Når vi skulle i gang med et nyt forløb, så kopierede jeg en folder ind i filstrukturen og gik i gang. I folderen lå projektplan, præsentationer, værktøjer og andet godt klar til mig. Det var bare at gå i gang. Betød dette, at jeg gjorde alting på samme vis hver gang? Absolut ikke. Men det betød, at jeg ikke behøvede at opfinde den samme dybe tallerken, hver gang jeg gik i gang med et nyt forløb. Jeg kunne fokusere på at forstå den kontekst, jeg befandt mig i og på, hvordan jeg kunne planlægge det bedst mulige forløb for de involverede. Det skabte motivation og engagement hos de involverede – og dermed et bedre resultat af indsatserne.

May-Britt Sabroe Thomsen, Seniorkonsulent hos kaastrup|andersen

I kaastrup|andersen er standardisering et plus-ord. Standardisering sætter fri. Standardisering handler ikke om at gøre alting ens, fordi det skal være ens. Standardisering handler om at have viden om den bedste måde at udføre en kendt opgave på. Det handler om at kende best practise, om at have viden til at udføre den og hele tiden tænke i endnu bedre måder at gøre tingene på. Standardisering gør det med andre ord let at gøre det rigtige – også når det rigtige altid vil være i løbende forandring i en omskiftelig verden.

Et eksempel er fra en kunde, som oplevede meget stor variation i kvalitet og omkostninger i en global proces. Ledelsen efterspurgte standardisering i et forsøg på at forbedre situationen. Spurgte man medarbejderne, var alting galt med den givne proces. Et forsøg på at skabe en bedre proces – best practice – endte under de givne omstændigheder med en erkendelse af, at den største udfordring måske var, at man reelt ikke brugte hverken system eller processen.

Opgaven blev derfor at forstå, hvilke pain points, der lå bag den manglende brug og på den baggrund planlægge et projekt på tværs af landegrænser og kulturer, der både skulle gøre det lettere at være medarbejder og få forbedret såvel økonomi som kvalitet. I dette specifikke eksempel blev det tydeligt, at standardisering i denne virksomheds kontekst på det givne tidspunkt måtte være at implementere den allerede beskrevne proces, træne folk i at bruge systemet, gøre roller og ansvar meget tydelige, samt blive bedre til at dele viden på tværs.

Ovenstående beretning er godt eksempel på, at standardisering ikke er det samme for alle virksomheder på alle tidspunkter. Det handler om at analysere konteksten, beslutte hvad man på baggrunden af analysen har mest gavn af at tage fat på først og derefter få lagt en plan for implementering indeholdende en god portion forandringsledelse. Sluttelig skal resultaterne måles, for hvorfor standardisere, hvis man ikke kan se det på bundlinjen?

Gevinstrealisering er en nødvendighed og derfor kan hverken standardisering eller for eksempel lean stå alene. Det skal gå hånd i hånd med virksomhedens strategi og behov for at få den fulde effekt. Standardisering er med til at skabe det fundament, man kan bygge videre på.

Vil du have effektive processer, kortere produktionstid, øget kvalitet og tilfredse medarbejdere?

Hos kaastrup|andersen har vi kompetencerne til at optimere din forretning. Vi stiller skarpt på, hvad I ønsker at opnå, og hjælper med afklaring af, hvad der er den rigtige løsning for jeres virksomhed. Standardisering kan være et oplagt bud. Vi afdækker, hvor i virksomheden I med fordel kan arbejde med standardisering, og hvor det ikke kan betale sig. Er der for eksempel tale om en mindre proces, som sker to gange om året eller er der tale om noget, der foregår hver dag og måske mange steder i en virksomhed? Har I allerede en beskrevet proces, som bare ikke følges?

I kaastrup|andersen er vi klar over, at mange års indgroede vaner, ønske om og oplevelse af kontrol, og måske endda selvopfundne ’systemer’ ikke forsvinder med en beslutning og et fingerknips. Det kræver benhårdt arbejde, en masse dialog med de involverede, samt en ret stålsat ledelse. Desto sjovere er det også, når resultaterne begynder at rulle ind og folk oplever bedre samarbejde internt og eksternt, større hjælpsomhed, mindre frustration og at man generelt lytter mere til hinanden, fordi man nu forstår, hvad den anden laver.

Vil du vide mere?

Lars Glowienka

Director
+45 70 27 77 19
Kontakt mig