Er der styr på udbudsprocessen?

Projektet bød på en række udfordringer, da organisationen havde en række modsatrettede ønsker. Den forretningsansvarlige ledelse ønskede at få en hurtig løsning for færrest mulige omkostninger. Den berørte afdeling havde dog et kompliceret forretningssetup, som stillede høje krav til systemet. Samtidig var det fristende at udvide projektets scope, da mange af systemerne på markedet kunne løse mange flere udfordringer end projektet havde økonomi til. Etablering af en struktureret proces var således helt centralt for at komme i mål med udvælgelsen af den rette leverandør.

kaastrup|andersen valgte i samarbejde med forretningen at gennemføre en struktureret ’Request for Proposal’ (RFP) proces, for at sikre en præcis afdækning af kravene til systemet. I stedet for straks at udfærdige RFP-dokumenter på baggrund af det eksisterende system, afholdtes en række afklaringsworkshops med fokus på systemkrav og processer. Samtidig blev der taget hul på diskussioner om eventuelle præferencer for leverandører med udgangspunkt i en initiel afdækning af markedet og identifikation af et antal potentielle leverandører. Workshops’ene faldt i to tempi, så de overordnede krav blev detaljeret for til slut at danne udgangspunkt for de egentlige RFP-dokumenter.

RFP-dokumenterne blev sendt til 4 udvalgte leverandører. Svarene blev scoret og vægtet i forhold en række kriterier, som tog udgangspunkt i de opstillede krav og deres vigtighed. Efter den grundige vurdering af alle svarene blev 3 leverandører inviteret til at afholde ’Proof of Concept’-demoer, hvor virksomheden fik sikkerhed for systemernes evne til at opfylde behovene i afdelingen. Herefter blev der foretaget en række referencekald på den foretrukne leverandør, som endte med at blive valgt – og som efter forhandlinger indgik kontrakt om levering af løsningen.

Den strukturerede og tydelige proces gav et skarpt indblik i, hvad de enkelte leverandører kunne levere og den sikrede, at de modsatrettede ønsker i virksomheden blev identificeret, adresseret og håndteret. Samtidig skabte processen og de faciliterede workshops indsigt og viden internt i virksomheden, både i forhold til egne behov og kompetencer, men også i forhold til fremtidige ønsker til optimering og automatisering på tværs af virksomheden. Forløbet strakte sig over 6 uger og processen udgør nu en fast tilgang til leverandørvalg for virksomheden.