Er der styr på udbudsprocessen?

FÅR I VALGT DE RETTE LEVERANDØRER?

Når man skal vælge nyt it-system kan det være en udfordring at afvikle en effektiv Request for Propsal (RFP)-proces, som sikrer, at den rette leverandør bliver valgt.

I dag er valg af systemer til forskellige funktioner i en virksomhed et afgørende element for at digitalisere/automatisere arbejdsopgaver. En større dansk handelsvirksomhed stod i en situation, hvor et eksisterende it-system ikke længere var driftsstabilt og forretningen stolede ikke længere på de svar, som systemet leverede. Det var derfor presserende at finde et system som kunne håndtere den pågældende afdelings opgaver og samtidig leve op til en streng sikkerhedspolitik. Udvælgelsesprocessen var central og fungerer nu som ’best practise’ for kommende udvælgelses-udfordringer.

Vil du vide mere?

Tonny Christian Greiner

Sales Manager
+45 70 27 77 19
Kontakt mig

Udfordring

Projektet bød på en række udfordringer, da organisationen havde en række modsatrettede ønsker. Den forretningsansvarlige ledelse ønskede at få en hurtig løsning for færrest mulige omkostninger. Den berørte afdeling havde dog et kompliceret forretningssetup, som stillede høje krav til systemet. Samtidig var det fristende at udvide projektets scope, da mange af systemerne på markedet kunne løse mange flere udfordringer end projektet havde økonomi til. Etablering af en struktureret proces var således helt centralt for at komme i mål med udvælgelsen af den rette leverandør.

Løsning

kaastrup|andersen valgte i samarbejde med forretningen at gennemføre en struktureret ’Request for Proposal’ (RFP) proces, for at sikre en præcis afdækning af kravene til systemet. I stedet for straks at udfærdige RFP-dokumenter på baggrund af det eksisterende system, afholdtes en række afklaringsworkshops med fokus på systemkrav og processer. Samtidig blev der taget hul på diskussioner om eventuelle præferencer for leverandører med udgangspunkt i en initiel afdækning af markedet og identifikation af et antal potentielle leverandører. Workshops’ene faldt i to tempi, så de overordnede krav blev detaljeret for til slut at danne udgangspunkt for de egentlige RFP-dokumenter.

RFP-dokumenterne blev sendt til 4 udvalgte leverandører. Svarene blev scoret og vægtet i forhold en række kriterier, som tog udgangspunkt i de opstillede krav og deres vigtighed. Efter den grundige vurdering af alle svarene blev 3 leverandører inviteret til at afholde ’Proof of Concept’-demoer, hvor virksomheden fik sikkerhed for systemernes evne til at opfylde behovene i afdelingen. Herefter blev der foretaget en række referencekald på den foretrukne leverandør, som endte med at blive valgt – og som efter forhandlinger indgik kontrakt om levering af løsningen.

Resultat

Den strukturerede og tydelige proces gav et skarpt indblik i, hvad de enkelte leverandører kunne levere og den sikrede, at de modsatrettede ønsker i virksomheden blev identificeret, adresseret og håndteret. Samtidig skabte processen og de faciliterede workshops indsigt og viden internt i virksomheden, både i forhold til egne behov og kompetencer, men også i forhold til fremtidige ønsker til optimering og automatisering på tværs af virksomheden. Forløbet strakte sig over 6 uger og processen udgør nu en fast tilgang til leverandørvalg for virksomheden.

Udbudsprocessen - workshops

Workshops

* Overordnede krav
* Prisforventning
* Krav til leverandør
* Tekniske forudsætninger

Antal potentielle leverandører: 7-6

Udbudsproces - analyse

Analyse

* Nuværende situation
* Fremtidigt scenarie
* Organisation, processer, systemer
* Foreløbig Business Case

Antal potentielle leverandører: 3-5

Udbudsproces - RFP

RFP

* Udfærdigelse af RFP
* Ledsagende dokumentation (fx procesdiagrammer mm)

* Antal potentielle leverandører: 2-4

Udbudsproces - validering

Validering

* Vurdering af svar
* PoC med udvalgte leverandører

Antal potentielle leverandører: 2-3

Udbudsproces - beslutning

Beslutning

* Endelig Business Case
* Udpegning af foretrukken leverandør
* Forhandling

Antal potentielle leverandører: 1 (men hold 1 i reserve)

Vil du vide mere?

Tonny Christian Greiner

Sales Manager
+45 70 27 77 19
Kontakt mig