Viden og indsigter

Projektledelse på distancen

Projektledelse i internationale eller spredte teams

Er dine medarbejdere spredt på mange lokaliteter, ude af huset, på forretningsrejse? Eller har din virksomhed outsourcet vigtige processer til andre lande i forskellige tidszoner? Langt de fleste virksomheder kender til disse situationer som betyder, at grundvilkårene for projektledelse ændrer sig markant.

Medarbejdere på distancen har ikke samme mulighed for i det daglige at have en hurtig kaffesnak om en problemstilling eller at tage en spontan snak med projektlederen, fordi de mødes.
Det er ikke så let at udbygge den gode relation til projektlederen på samme vis, som hvis man sidder tæt på projektlederen.

Ledelse af medarbejdere på distancen skal tages lige så seriøst som ledelse af de medarbejdere, vi er tæt på i det daglige. Projektledelse handler lige så meget om mennesker og relationer, som det handler om leverancer og deadlines, for uden virksomhedens specialister ville projekternes ambitiøse mål ikke være mulige at opnå.

Projekterne forventes stadig at levere samme høje kvalitet og fremdrift uagtet at deltagerne ikke ses i det daglige. Og det stiller særlige krav til projektlederens evner til at lede på distancen.
Derfor kompetenceudvikler vi hos kaastrup|andersen vores projektledere til også at kunne håndtere denne særlige dimension af ledelsesgerningen.

Fortolkningsrum

Skab nærvær

Uanset om medarbejderne sidder på den anden side af vejen, eller på den anden side af kloden, udgør distancen mellem leder og medarbejder en udfordring for projektlederen.
Det handler om den følelse af nærvær, der kan skabes mellem medarbejderen og projektlederen, og her spiller distancen en afgørende rolle.

Den kommunikation, der foregår mellem medarbejderen og projektlederen, der kan mødes i det daglige, indeholder mange flere informationer, end den gør, når medarbejderen er på distancen.
Det betyder, at medarbejderen tolker mere, når han/hun befinder sig på distancen og den tolkning er ofte i negativ retning. Det paradoks kaldes for megafoneffekten, og betyder, at den mulighed (og risiko) medarbejderen har for at tolke negativt på de budskaber, der sendes, forstørres på distancen.

For at undgå, at megafoneffekten forvrænger de budskaber projektlederen forsøger at formidle, arbejder vi først og fremmest med en analyse af kommunikationsmidlet. Gennem et bevidst valg af den platform, der kommunikeres fra, søger vores projektledere at skabe en følelse af nærvær.
Denne følelse af nærvær medvirker til at formindske mulighederne for fortolkning og nedbringer dermed megafoneffekten. 

Byg bro over den geografiske distance

  • Vælg dine kommunikationsmidler ud fra budskabets form og indhold. Vælg for eksempel videokonference over telekonference, chat over e-mail og telefon over SMS hvis det kan lade sig gøre
  • Imiter nærhed ved at skabe virtuelle muligheder for den løse kaffesnak eller det uformelle møde. Det kan gøres ved at sætte åbne Skype sessioner op, hvor projektdeltagerne kan logge på og drøfte løst og fast
  • Udbyg relationerne gennem smalltalk og arbejd målrettet på at skabe tillid projektdeltagerne imellem gennem uformelle kontakter

Alle kaastrup|andersens projektledere deltager i et kursusforløb om distanceledelse.