Hybrid projektledelse - er det noget for dig?

Mange virksomheder ønsker at benytte mere agile metoder i projekterne, men er ikke modne til at opgive de traditionelle metoder i form af for eksempel en faseopdelt projektmodel, gates og projektrapportering.

Samtidig vurderer mange, at 100% agilitet ikke er hverken ønskeligt eller praktisk opnåeligt. Derfor oplever kaastrup|andersen en efterspørgsel på projektledere som kan arbejde i en kombination af traditionelle og agile metoder. Vi kalder det ’hybrid projektledelse’, og udnytter det bedste fra de to verdener. Hybrid projektledelse bliver oftere og oftere et bevidst valg, hvor den enkelte organisation designer sine egne modeller og kombinationer af metoderne.

Vil du modtage vores 52 siders med inspiration til arbejdet med agilitet og projektledelse? Så hent hæftet her.

Læs med, når vi nedenfor deler nogle af vores erfaringer med hybrid projektledelse. Vi tager udgangspunkt i det mest gængse scenarie, hvor Scrum-metoden bruges for at understøtte den agile tilgang (du kan få et hurtigt overblik over Scrum-processen her).

Hvorfor kalder vi det ’hybrid’?

Ganske enkelt fordi vi kombinerer to tilgange til projektledelse: den traditionelle og den agile. Oftest vil kombinationen bestå i, at vi hovedsageligt bruger den traditionelle tilgang til at planlægge projektet og den agile tilgang til eksekveringen af projektet:

Planlæg traditionelt + eksekver agilt = Hastighed og værdi i projektet

Ligningen giver et simplificeret billede af projektledelse. Der er en mængde andre elementer i og omkring projektet som helhed, hvor vi også skal overveje, om ledelse og styring skal foregå med afsæt i traditionelle eller agile metoder. Det kan for eksempel dreje sig om, hvordan projektet passer ind i og spiller sammen med den øvrige organisation; om den øvrige organisation er indstillet på at arbejde agilt, eller om der er processer og strukturer, man ønsker at bibeholde i den traditionelle form (find inspiration til, hvordan I kan tænke agilitet ind i strategien her).

Det er vores erfaring, at en hybrid projekttilgang egner sig specielt godt til projekter, hvor der er store krav til håndtering af risiko, omkostninger og ROI og samtidig et ønske om hastighed. Det kan være ved projekter med uklare og komplekse krav, hvor der forventes mange ændringer i løbet af projektet.

Et eksempel kunne være implementering af et nyt ERP-system i en stor organisation. Her bør være stort fokus på identifikation af krav og nedbrydning af krav, som vi kender det fra traditionelle metoder (Work Breakdown Structure (WBS), så man i de indledende faser i projektet kan etablere en Backlog. Med Backloggen glider vi over i den agile leverancedel, som løber helt frem til idriftsættelsen af de enkelte releases. Her kan man gennemføre sprints i en sådan rækkefølge, at usikkerheder afdækkes tidligt, og delleverancer kan færdiggøres tidligt i forløbet. Den agile tilgang skaber således fleksibilitet i eksekveringen, fordi den giver plads til at usikkerheder og nye krav afdækkes og håndteres løbende. Du kan downloade vores hæfte om agilitet her og finde mere inspiration til emnet her.

Fordele ved en hybrid tilgang

• Gør det let og hurtigt at reagere på usikkerheder, ændringer fra projektsponsor eller nye projektprioriteringer
• Lægger op til tæt samarbejde med kunden/forretningen, så man får et markedsdrevet projekt. Det agile giver mulighed for håndtering hyppige ændringer i kravene baseret på efterspørgslen i markedet
• Mulighed for at afdække fejl og mangler tidligt i udviklings-/implementeringsforløbet (kaldes også ’fail fast’)
• Kunden/forretningen arbejder tæt sammen med projektgruppen og vurderer delprodukter undervejs i forløbet, hvilket er med til at sikre en større accept af det endelige produkt
• Involverede teams lærer af deres erfaringer og genbruger dem med det samme i det igangværende projekt. Det øger effektiviteten i løbet af projektperioden
• Giver mulighed for både at arbejde hurtigt, og samtidig have fokus på detaljen
• Traditionel planlægning ved projektinitieringen skaber et godt overblik over projektet og projektøkonomien. Det giver et sundt beslutningsgrundlag for ledelsen
• Traditionel projektopfølgning sikrer en kontinuerlig samlet afrapportering af fremdrift, økonomi og ressourcetræk
• I detailplanlægning og udførsel giver den agile tilgang akkurate estimeringer til fordel for planlægningen og budgetteringen

Hybrid ansvarsfordeling i organisationen

• Projektlederrollen fastholdes typisk og projektlederen har dermed det overordnede ansvar for projektet
• Scrum Master(ne) er ansvarlige for udførslen af de enkelte sprints
• Rapportering er et fælles ansvar, som deles af projektleder og Scrum Master
• Projektlederen vil ofte også være Product Owner (produktejer) og er dermed at betragte som forretningsejeren af projektet. Den umiddelbare opfattelse i hybride sammenhænge er, at de to roller smelter sammen. I det enkelte projekt må man vurdere, om rollerne skal adskilles
• Projektleder og Scrum Master deler ansvaret for de forskellige segmenter af projektet med tilhørende artefakter (for eksempel møder)

Hybrid arbejdsdeling i projektet

• Projektlederen fokuserer på de traditionelle projektledelsesdiscipliner og er projektets ansigt udadtil i organisationen
• Product Owner fokuserer på beskrivelse af krav, prioritering af opgaver, samarbejde med interessenter samt sikre at der løbende leveres værdi
• Scrum Masteren fokuserer på teamet og arbejder med de agile processer samt assisterer projektlederen på de mere traditionelle opgaver

Tag næste skridt

kaastrup|andersen hjælper din virksomhed med at finde jeres optimale kombination mellem traditionel og agil tilgang.

Vi hjælper både med de overordnede, strategiske beslutninger, design af en hybrid model, projektledelse i hybride rammer og ikke mindst, at implementere og forankre de agile tænkemåder, værktøjer og processer i organisationen.

Kontakt os og få en inspirerende snak om, hvordan vi kan hjælpe dig og din organisation til (endnu) mere effektiv projektledelse. Vi har også samlet 52 sider med viden om agil projektledelse, som du kan downloade her.