R2Agro – Konsolidering med agile metoder

Optimering og ensretning med et fælles ERP–system

Dækker dit ERP-system virksomhedens behov og krav eller trænger det til fornyelse?

R2 Group Holding består af 7 selskaber, med R2 Agro som det største driftsselskab. Projektet var derfor forankret i R2Agro. Alle 7 selskaber havde hver deres ERP-system. Det gav udfordringer i forhold til både overblik, strategilægning og det årlige regnskab. Det kan være en stor opgave at ensrette ERP-systemer, når man har mange forskellige selskaber, der har en overordnet vision og retning – og som skal aflægge fælles regnskab – det kan kræve, at en ny løsning implementeres overalt. kaastrup|andersen hjalp R2Agro med både at afdække behov, opsætte krav, udvælge leverandør, udvikle løsningen, implementere og idriftsætte Navision 2018.

Vil du vide mere?

Tonny Christian Greiner

Sales Manager
+45 70 27 77 19
Kontakt mig
Heidi Boeckel Hauser

"kaastrup|andersen hjalp til at sikre den rette balance mellem projektarbejdet og den daglige drift. Uden det kunne projektet ikke lykkes i en travl hverdag"

Heidi Bøckel Häuser, HD-R
Økonomichef, R2Agro

Udfordring

R2 Group Holding er en virksomhed, der blandt andet er opstået gennem opkøb og består af en række selskaber, der bruger forskellige ERP-systemer, som Navision 4, Navision 2013 og e-conomic. De mange forskellige systemer gjorde, at det var svært og tidskrævende at opretholde et ledelsesmæssigt overblik over aktiviteterne i virksomheden – og skabe en sund forretning, gearet til yderligere vækst. En ny ERP-platform skulle sikre, effektivt arbejde efter fælles processer med en rød tråd på tværs af koncernen, samt mulighed for udarbejdelse af et konsolideret årsregnskab.

R2Agro havde allerede lagt sig fast på, at det nye ERP-system skulle være Navision 2018. Det var samtidig et ønske at implementere en standardløsning med så få tilretninger som muligt, for at opnå fremtidssikring af løsningen i forhold til kommende versioner og opgraderinger, minimal driftssupport og øget sikkerhed. Den samlede koncernløsning skulle desuden rumme de forretningsmæssige variationer mellem de respektive selskaber. Samtidig ønskede man at benytte Navision Power BI til at danne rapporter fra både Navision og andre eksterne kilder. Der var en forventning om et markant reduceret brug af manuelt udarbejdede Excel-rapporter, der blev benyttet som styringsredskaber for ledelsen.

R2Agro logo

Løsning

Første skridt, før den egentlige igangsætning af projektet, var at etablere det rette projektteam. Kompetencer og allokering skulle være på plads, og det var samtidig helt centralt, at teamet var indstillet på at skulle arbejde tæt sammen i et agilt projekt-setup. Den agile tilgang blev valgt for at sikre et projektforløb med en løbende, synlig og håndgribelig fremdrift, hvor man hurtigt og effektivt kunne håndtere ændringer undervejs.
Projektet startede med at udarbejde en traditionel as-is-analyse, som sikrede, at projektteamet havde indgående kendskab til udgangspunktet. Efterfølgende udfærdigede teamet en gap-analyse for at identificere ønsker og krav til den fremtidige løsning. Sidste skridt var en kravspecifikation, som skulle danne grundlag for udvælgelsen af leverandør. Kravspecifikationen lagde op til en agil fremgangsmåde i udvikling og implementering af systemet, så da leverandøren var valgt, blev kravspecifikationen lavet om til en ’product backlog’. Projektet blev igangsat som et agilt projekt og product backloggen blev løbende omprioriteret, efterhånden som projektet fik erfaringer og prioriteringer fra forretningen ændrede sig.
Backloggen afvikledes i et Scrum-setup, med sprints af cirka 3 ugers varighed. Efter hvert sprint foretog projektet, sammen med forretningen, vurderinger af, hvad næste sprint skulle indeholde. Det sikrede, at de mest relevante og oplagte områder blev færdiggjort og kunne undergå test og tilretninger. Den agile arbejdsform muliggjorde, at de 7 involverede selskaber løbende kunne teste, at deres specifikke ønsker og behov blev omfattet af løsningen – og den gentagne prioritering af emnerne i backloggen gav god mulighed for at justere løsningen undervejs.
Den løbende prioritering gjorde det også muligt hele tiden at arbejde med et Minimum Viable Product – altså den mindste acceptable løsning. Det betød, at projektet hele tiden kunne navigere med et fast budget og fast tid.

Resultat

Den agile fremgangsmåde gav god fremdrift og den løbende prioritering og planlægning skabte et unikt overblik over, hvad forretningen kunne forvente. Fremdriften blev løbende dokumenteret med burndown grafer og en traditionel rapportering i forhold til økonomien.

Det nye system kører som forventet planmæssigt. Nu, efter knapt et års drift, ser R2Agro store fordele i det samlede system, blandt andet i forhold til den løbende ledelsesrapportering. Og virksomheden har oplevet en stor lettelse ved udarbejdelsen af det seneste årsregnskab.

kaastrup|andersen stod for projektledelsen af hele forløbet, fra teamsetup og analyse til løsningsdesign, implementering og idriftsættelse.

Fakta om projektet
Omfang 56 brugere i 7 selskaber
Varighed 12 måneder
Økonomi 1,85 mio DKK

Vil du vide mere?

Tonny Christian Greiner

Sales Manager
+45 70 27 77 19
Kontakt mig