Digitaliser varmeregnskabet

Gør det let med digitalisering

Hvorfor skal man være hjemme i forbindelse med aflæsning af varmemålere, modtage et papirbrev med posten og hvorfor får man kun en gang om året besked, om man skal have penge tilbage?

Digitalisering sørger for, at det bliver nemmere at være forbruger og at monitorere sit forbrug. Som forbruger vil vi kunne tilgå vores data, når som helst og hvor som helst, på en nem måde – og vi vil gerne have besked, hvis varmeregningen løber løbsk eller vi kan forvente at få penge tilbage. I andelsboligforeningen Veksøhuse kan digitaliseringen også gøre det lettere for administrationen at håndtere regnskab, service og løbende drift.

Hvert år bliver der på landsplan tilbagebetalt adskillige millioner kroner til andelshavere, lejere eller ejere, der det foregående år hver måned har indbetalt et fast aconto beløb via deres fællesudgifter. De færreste ved, at man ved enkle metoder kan spare penge på varmeregningen. En af metoderne er at bruge historiske data for den enkelte lejlighed til at sammenligne forbruget fra år til år og holde øje med, om det aktuelle forbrug ligger over eller under normalen. Tallene kan for eksempel bruges til at justere aconto indbetalinger, vurdere, om der er basis for at udskifte varmeapparater eller isolere yderligere.

Vil du vide mere?

Thomas Tengstedt

Sales Manager

+45 70 27 77 19

Kontakt mig

Udfordring

Andelsboligforeningen Veksøhuse havde en udfordring, da batterierne på deres varmefordelingsmålere var ved at udløbe efter næsten 10 års drift. Foreningen består af 258 lejligheder, hvoraf de 8 er erhverv. Veksøhuse har i de 10 år haft en varmeleverandør til at levere deres varmeregnskaber og servicere deres målere.

Andelsboligforeningen havde ikke nogen idé om, hvordan en ny løsning kunne se ud, og havde ikke tid til selv at undersøge markedet. De ønskede derfor en uvildig rådgivning til at hjælpe dem til at blive klar over præcist, hvad de egentligt havde behov for og sikre, at processen med at finde leverandør og få sat gang i udskiftningen af målerne blev iværksat.

Veksøhuse valgte kaastrup│andersen til at præcisere kravene til løsning, forfatte udbudsmateriale og foretage en uvildig vurdering af, hvilke løsninger Veksøhuse kunne vælge. Formanden for Veksøhuse, Flemming Wewer udtaler:
”Med fuldtidsarbejde ved siden af bestyrelsesarbejdet, havde hverken jeg eller bestyrelsen tid til at sætte os ind i hvilke muligheder, der er på markedet. Vi havde heller ikke haft mulighed for at udforme udbud eller kontrakt, så det er vi glade for, at vi har fundet en super løsning på” .

Løsning

Udgifter i forbindelse med de seneste års honorarer, service og drift blev undersøgt og analyseret og varmemester og bestyrelsesformand blev interviewet, så kravene til løsningen stod klart:

Nem aflæsning: Aflæsningen skulle kunne foregå uden at forstyrre unødigt og uden beboernes tilstedeværelse i hjemmet.
Lynhurtigt varmeregnskab: Efter aflæsningsterminen gik der altid lidt tid, inden varmeregnskabet lå klar. Veksøhuse havde et ønske om en hurtigere proces, så brugerne kunne modtage en opgørelse kort tid efter terminen.
Visualisering af forbrug: For at kunne påvirke andelshaverne positivt i forhold til energirigtig adfærd og skabe den nødvendige indsigt i eget forbrug, havde foreningen et ønske om at alle beboerne skulle have tilgang til deres egne data. Samtidigt var Veksøhuse interesseret i at være mere energieffektive: De ønskede statistik, der kunne vise, om det med fordel kunne betale sig at investere i andre eller nyere metoder at spare energi på.
Nedbringelse af driftsomkostninger: Veksøhuse havde også fokus på kun at betale for ydelser, som de reelt havde behov for. Tidligere betalte de for en række ydelser, som de ikke rigtigt gjorde brug af eller vidste hvordan virkede. Andelsboligforeningen ville også gerne kende deres faste omkostninger til service og vedligeholdelse for at kunne lægge et holdbart budget.

Kravene blev yderligere uddybet, så de kunne danne udgangspunkt for en business case. Der blev udarbejdet en tidsplan og udbudsmateriale med de detaljerede krav. Udbudsdokument og tilbudsark dækkede alt fra varmemesterens åbningstider til hvor ofte måleren kunne sende data. I vurderingen af udbuddet valgte man ikke kun at se på pris, men også service og værdiskabende energirigtige ”add on” services.

Udvalgte resultater

Skræddersyet løsning til Veksøhuse
Varmeregnskab indenfor 10 dage efter forbrugsudgifter er modtaget af leverandør
Totalservice, hvor leverandør mod fast honorar overvåger og udskifter evt. defekte målere
Årlige statusmøder med leverandør, efter regnskabsaflæggelse
Priserne som reguleres efter nettoprisindekset
En samlet besparelse på 28 % på service, drift og honorarudgifter
Alle brugere kan tilgå deres forbrug online via web eller en app

Hele forløbet – fra indledende undersøgelser af krav og til implementering af den valgte løsning – strakte sig over en kort periode på 6 måneder.

For Veksøhuse gav det stor værdi at få en ekstern og objektiv partner til at give sparring og hjælpe til at skærpe fokus, indsamle input og formulere specifikke krav. De fik nye perspektiver på digitalisering af deres forretning og kan se frem til at udnytte det overblik og de muligheder de opsamlede data giver. Og for brugerne er der nu mulighed for at monitorere forbruget online – og leve mere energirigtigt.