Transparens og strategic fit

Hvis du har læst vores seneste to artikler om henholdsvis opgavestyring og porteføljestyring, ved du, at et godt overblik over og transparens i opgavehåndteringen i den daglige drift og i projektorganisationen kan danne et solidt grundlag for prioritering og porteføljestyring af projekter. Det er vores erfaring, at transparensen kan bidrage til yderligere forbedringer af virksomhedens ydelse og sammenhæng ved også at give input til det strategiske arbejde.

Transparens i alle organisationens lag

Mange organisationer kæmper med at udmønte de overordnede strategier i egentlige projekter, initiativer og opgaver – og medlemmerne i organisationen har ofte svært ved at se sammenhængen mellem strategien og det daglige arbejde. Der sker tit en form for dekobling, når ledelsen har formuleret strategien og medarbejderne går i gang med det daglige arbejde, fordi det er svært at forholde sig til, hvordan strategien bør indflyde på og styre det daglige arbejde.

Ideelt set bør transparensen bringes ind i de øverste lag i organisationen, så ledelsen har overblik over, om den overordnede strategiske retning og organisationens strategic fit er eksekverbar. Det nytter ikke noget at skabe en strategi, som ikke kan udføres, fordi de projekter, initiativer og opgaver, der skal flytte organisationen i strategiens retning, ikke er mulige grundet manglende kompetencer og tid. Overblik og transparens i opgavehåndteringen i driften og i porteføljestyringen giver:

• basis for at sikre eksekverbarheden af strategien, fordi man har overblik over, at de rette kompetencer og ressourcer er til stede
• den øverste (strategiske) ledelse et billede af, om organisationen er på rette vej i forhold til strategien
• ledelsen (og organisationen) mulighed for løbende at justere på både projekter, prioriteringer og processer for at opnå de ønskede strategiske mål

Transparens på alle niveauer: Hvordan kan det gøres?

Det lyder enkelt og ligetil at skabe transparens og overblik, men i praksis kan det være svært at implementere på alle niveauer i en organisation. Det kræver tid og kalder på en ændring i mentalitet, rutiner og vaner. Arbejdet med transparens bør starte på opgaveniveau, fordi det er her, data skabes og her, den mest håndgribelige effekt vil ses først. Der vil således gå en rum tid inden næste lag, projektporteføljestyringen, vil se de langsigtede fordele i arbejdet med prioritering og eksekvering af projekter.

Hos en af vores kunder er vi i gang med de første dele af denne proces. Opgavehåndtering og -styring foregår nu i Jira og medarbejderne har hurtigt set fordelene ved de nye processer: Der er overblik over den enkelte medarbejders opgaver og det skaber fokus, effektivitet og motivation. Overblikket giver samtidig den daglige ledelse et klar billede af status, om planerne holdes og, ikke mindst, om der er ressourcemæssige udfordringer, der lurer i horisonten. Den digitale styring har desuden den fordel, at det er muligt at måle på burnrates, hvor lang tid opgaverne tager, om estimaterne holder stik etc., så planlægning og forudsigelse bliver mere og mere præcis. Allerede nu, efter kort tid i drift, kan porteføljeledelsen drage nytte af transparensen og blive bedre til at balancere projekter og initiativer, så der skabes fremdrift på de ønskede områder. Tredje skridt er, at overblikket og transparensen bringes med i det strategiske arbejde på øverste niveau.

Den agile tilgang gør, at organisationen som helhed bliver mere fleksibel og dynamisk. Den får langt nemmere ved at tilpasse sig de retningsændringer, som ledelsen udstikker for at sikre virksomhedens fortsatte vækst i et foranderligt marked.