PrintEnglish

• Forside
• Projektledelse med succes
• Kunder
• Brancher
• Bane 17
• Om os
• Inspiration

• Nr. 8
• Nr. 7
• Nr. 6
• Nr. 5
• Nr. 4
• Nr. 3
• Nr. 2
• Nr. 1

DBU: Projektledelse i sportens verden
- gulerødder, fællesskab og masser af kommunikation

I spidsen for U21EM-slutrunden stod DBU’s Christian Bordinggaard, og hans mål var fra starten klart: U21EM skulle være den bedste slutrunde i UEFA-regi nogensinde. Det lykkedes. Slutrunden har fået ros fra alle kanter og for næsten samtlige forhold. Christian Bordinggaard fortæller her, hvordan turneringen blev vundet til Danmark, og hvordan han har grebet det omfattende projektarbejde an. 

11 lande havde budt ind på værtsrollen til U21EM-slutrunden. Turneringen arrangeres hvert andet år i et europæisk land af den europæiske fodboldorganisation, UEFA og de nationale organisationer. U21EM er efterhånden blevet en anerkendt turnering, 

og det er ambitionen, at den skal kunne måle sig med arrangementer som Champions League. Derfor har det været et stort scoop for DBU at vinde og få slutrunden til Danmark, og den succesfulde gennemførelse vil betyde goodwill og mulighed for senere at få flere og større arrangementer til Danmark, vurderes det fra DBU. Samtidig har projektet haft et element af vidensoverførsel fra UEFA via DBU’s projektorganisation til de lokale stadions, som har lært i samarbejde at afvikle store arrangementer.

U21EM-slutrunden var et stort projekt: Flere hundrede pressefolk var til stede sammen med tusinder af fans, og der blev live-transmitteret til alle verdensdele. Fra UEFA kom 141 medarbejdere – og dertil har tusindvis af lokale hænder arbejdet hårdt ude på de enkelte stadioner.

“Fra UEFA kom 141 medarbejdere – og dertil har tusindvis af lokale hænder arbejdet hårdt ude på de enkelte stadioner.”

DBU’s hidtil største projekt
I projektorganisationen hos DBU var der dog stille i dagene op til slutrunden. Ingen insisterende telefoner, tikkende faxmaskiner eller stressede projektledere. Her arbejdede Christian Bordinggaard og hans 11 med-arbejdere på fuld tid med at planlægge og koordinere U21EM. 

“Sagen er, at vi ikke ved, hvordan man gør sådan noget,” begynder Christian Bordinggaard. 

“Fodboldorganisationer i mange andre lande har lange erfaringer med at arrangere store turneringer, men for DBU er det første gang, vi skal stå for noget så omfattende. Det betyder, at vi ikke havde nogen drejebog eller nogen erfaringer at læne os op ad.”

Derfor måtte Christian Bordinggaard lære af svenskerne og tyskerne, som senest har afholdt U21EM slutrunderne, og dykke dybt ned i UEFA’s arkiver, hvor et væld af erfaringer er gemt. Samtidig måtte projektorga-nisationen gøre sig klart, hvordan de selv ønskede at sætte et dansk præg på U21EM.

Ny, professionel tilgang
Første skridt var at etablere en projektorganisation med fire mand: Bordinggaard i spidsen, en medieansvarlig, en projektkoordinator samt en eventmanager. Det viste sig hurtigt, at det ikke var nok, og organisationen voksede hurtigt til 11 personer. Det skyldtes, at DBU på en række områder ønskede at give slutrunden en særegen dansk profil, hvilket krævede en oprustning på kommunikationssiden. Blandt andet ville man gerne have eget website med lyd, billede og video samt en aktiv kommunikation på de sociale medier som Facebook og Twitter. DBU-ana-lyser har nemlig påpeget, at netop her er det potentielle fodboldpublikum meget aktivt. 

Projektgruppen begyndte arbejdet med at udarbejde en tidslinje med de vigtigste datoer, milepæle og angivelse af hvornår, der kunne tænkes at være risici for spidsbelastninger. En del af dette arbejde lå allerede parat i form af et flere hundrede sider langt projektcharter fra UEFA. Tidslinjen blev yderligere opdelt i fire undergrupper: 

• Kommunikation

• Promotion 

• Økonomi 

• Informations Teknologi 

Christian Bordinggaards strategi var fra starten at være på forkant med alle aktivi-teter, og det er også grunden til stilheden før stormen på hovedkontoret i DBU op til slutrunden.

“...for DBU er det første gang, vi skal stå for noget så omfattende. Det betyder, at vi ikke havde nogen drejebog eller nogen erfaringer at læne os op ad.”

“Jeg er glad for, at jeg ikke var stresset op til turneringen, men det skyldes en kombination af målrettethed og en professionel tilgang til projektarbejdet, som på mange måder har været ny for os,” fortæller Christian Bordinggaard.

Han peger på, at den velgennemførte projektledelse kan hænge sammen med, at DBU ikke tidligere har arrangeret så stort et projekt. Det har nemlig tvunget projektorganisationen til at starte helt fra bunden og medtænke alle eventualiteter i arbejdet med planlægningen og under udbudsrunden. 

Undgår modsætninger med kommunikation
“En af de ting, UEFA lagde vægt på under sine indledende besøg i Danmark, var, at vores tilgang til projektet inkluderede så mange parter. Eksempelvis mødte de alt fra græsrødderne ude på banerne til ministre i Folketinget. De kunne se, at det var et folkeligt projekt med bred opbakning, og det var med til at overbevise dem om, at Danmark ville være det oplagte valg for U21EM-slut-runden,” siger Christian Bordinggaard. 

En af de store udfordringer for projektarbejdet har været at kommunikere mellem UEFA og værtsbyerne Aarhus, Aalborg, Viborg og Herning, hvor de enkelte kampe skulle afholdes. 

“Vi var med til U21EM-slutrunden i Sverige i 2009, og der lærte vi, at kommunikation og vidensoverførsel er en helt afgørende faktor. Vi så eksempelvis i Sverige, at værtsbyerne ikke kommunikerede nok med hinanden om deres løsninger og problemer. Det betød, at byerne på flere områder lavede dobbelt arbejde. Vi ønskede, at de danske værtsbyer skulle arbejde sammen som et team. En af vores primære opgaver har været at undgå, at der opstår modsætninger mellem UEFA og værterne – eller værterne imellem. 

Derfor har vi i hele processen ofte været ude hos værtsbyerne for at optimere samarbejdet – og sikre, at vi lærte hinanden bedre at kende. Samtidig har vi arbejdet tæt sammen med projektgruppen hos UEFA og i princippet fungeret som bindeled mellem de to samarbejdspartnere,” fortæller Christian Bordinggaard. Dette arbejde er understøttet af kommunikationsgruppen i Bordinggaards team, som løbende har sendt informationsmails til de involverede parter.

“...en betydelig vidensoverførsel fra UEFA via Christian Bordinggaards projektorganisation til de lokale arrangører...”

Tidskrævende bearbejdning af krav
UEFA har en række krav til, hvordan et stadion skal være indrettet i forbindelse med U21EM og tilsvarende turneringer. Eksempelvis skulle der være plads til, at kameraer kan filme i samme højde. Det kunne ikke lade sig gøre i Herning uden en ombygning af stadion, men ved at tale sammen om fordelene ved at have et stadion, som kan håndtere internationale kampe i fremtiden, accepterede Her-ning at foretage den nødvendige investering. 

“Omvendt har UEFA haft nogle krav, som DBU og værtsbyerne vurderede som unødvendige og derfor bad UEFA om at revurdere disse ellers ufravigelige krav. UEFA har eksempelvis en regel om, at der skal være nødstrøm til et stadion under en slutrunde. Det krav skyldes nok, at nogle andre lande har en usikker strømforsyning, men det er jo ikke tilfældet i Danmark. Derfor argumenterede vi sammen med værtsbyerne for en undtag-else på det punkt – og det kunne UEFA godt forstå. Men hvis vi ikke havde afsat tid og ressourcer til at tage hånd om det spørgsmål med det samme, kunne der være opstået problemer,” siger Christian Bordinggaard.

Økonomiske gulerødder til værtsbyerne
“Det handler om at opbygge en stemning af ‘we are in this together’,” mener Christian Bordinggaard. Han har derfor brugt de seneste år på et omfattende forarbejde, som også har inkluderet analyser af forventede ekstraindtægter ved U21EM, som kan retfærdiggøre værtsbyernes investeringer. I afledte indtægter for Danmark, alene baseret på publikumsforplejning, forventes gevinsten af være på over 100 mio. kroner. Denne økonomiske gulerod, som er dokumenteret efter det svenske U21EM viser, at et godt værtsskab betaler sig på mere end én måde.

Fællesskabsfølelse og synergi
“Det er blot endnu et eksempel på, at kommunikation har været omdrejningspunktet for vores tilgang til projektet. Og vi kan se, at det har fungeret. Værtsbyerne, som er vant til at konkurrere om kultur- og sportsevents, skulle i dette tilfælde arbejde sammen, og det har krævet kommunikation at få oparbejdet en følelse af fællesskab. Det er lykkedes, og vi ser nu, at flere af byerne, bl.a. som resultat af vores mange møder, er begyndt at arbejde sammen om andre projekter. For eksempel deltog Viborg og Herning for første gang med en fælles stand på diverse turistmesser i foråret 2011, og jeg er sikker på, at de fire værtsbyer fremadrettet vil udnytte de nye gode relationer til også at indgive flere fælles bud på kommende events, “ siger Christian Bordinggaard. 

En anden gulerod har været en betydelig vidensoverførsel fra UEFA, via Christian Bordinggaards projektorganisation, til de lokale arrangører. De har lært at håndtere store arrangementer – eksempelvis at skulle afholde internationale pressemøder for flere hundrede journalister. Denne viden har stået i høj kurs hos værtsbyerne og har været med til at skabe en synergi, hvor alle parter har givet noget ekstra, fordi de har fået noget ud af det.