PrintEnglish

• Forside
• Om os
• Projektledelse
• Kunder
• Brancher
• Inspiration
• Bane 17

• Nr. 7
• Nr. 6
• Nr. 5
• Nr. 4
• Nr. 3
• Nr. 2
• Nr. 1

Kommunernes Landsforening:
KL for Kommunikation og Ledelse

Kommunernes Landsforening har et rejsehold, der underviser og rådgiver i strategisk kommunikation og forandringsledelse.

Kommunikation er en kerneopgave for projektledelsen i langt de fleste projekter. Det mener Jesper Brieghel, der står i spidsen for KL’s kommunikations-rejsehold. Holdet tager rundt i landet og underviser politikere og embedsmænd i strategisk kommunikation, projektkommunikation og mediehåndtering, samt betjener en hotline, hvor kommuner i mediekrise kan ringe og få assistance. 

Ifølge ham er kommunikation ikke en ekstra feature men en del af kerneopgaven i ethvert projekt hele vejen igennem forløbet
– i hvert fald hvis projektet involverer mennesker, der skal ændre adfærd eller holdning.

”Tænk blot på de mange it-projekter i både offentligt og privat regi, der er blevet forsinket eller er slået helt fejl, fordi brugerne ikke har taget dem til sig. Eller på store byggeprojekter, der strander på borgerprotester langt henne i processen, fordi borgerne først for sent er blevet tilstrækkeligt informeret om og inddraget i projektet,” nævner han.

Kommunikationsstrategier i projektledelse betyder heldigvis ikke, at der i alle tilfælde skal kobles en dyr kommunikationsmedarbejder på alle projekter. Ofte kommer man længere ved i stedet at uddanne organisationens projektledere i kommunikation. Men vælger man kommunikationen helt fra, koster det på bundlinjen. 

”Kommunikation er det værktøj, du bruger til at håndtere den menneskelige faktor i dine projekter, og dén faktor er meget ofte afgørende for, at business casen også holder i virkeligheden,” siger Jesper Brieghel.

Fakta: Siden marts 2010 har KL tilbudt landets kommuner professionel kommunikationsrådgivning, skræddersyet til den kommunale virkelighed. Det er Jesper Brieghel, der står i spidsen for det rejsehold, der sammensættes ad hoc, og som tager ud til de enkelte kommuner for at rådgive, træne eller undervise de politiske og administrative ledere omkring kommunikation. KL planlægger kommunikation efter devisen: ”Information skaber kendskab. Kommunikation forståelse. Dialog motivation. Og involvering handling.

Katalysator for fremdrift
Jesper Brieghel er således overbevist om, at kommunikationen ikke bare er en katalysator for fremdriften i projektet, men ligefrem afgørende for dets succes, fordi den gøder jorden for forandringer i alle kroge af virksomheden.

”Adfærdsændringer kræver både information: Hvad skal jeg gøre anderledes? – og motivation: Hvorfor skal jeg gøre det anderledes?,” forklarer Jesper Brieghel. 

En tidlig kommunikationsindsats sikrer, at de medarbejdere, der skal ændre adfærd og holdning er indstillet på det og ”spiller med”, fordi de forstår både, hvad projektet betyder for virksomheden, og hvordan det vil påvirke deres hverdag. Det første giver forandringen mening. Det andet giver tryghed.  Jesper Brieghel kalder disse to synsvinkler for ”Det store billede” og ”Det lille billede”, der taler til henholdsvis fornuft og følelser. Det store billede vil altid være det samme for alle medarbejdere, mens det lille billede varierer fra afdeling til afdeling, og somme tider fra medarbejder til medarbejder.

“...fordi de forstår både, hvad projektet betyder for virksomheden,
og hvordan det vil påvirke deres hverdag.”

Interessentanalyse og kommunikationsplanlægning
Allerede fra starten af projektet er det vigtigt at få defineret målgrupperne for kommunikationen. Her ser Jesper Brieghel tre vigtige grupper af medarbejdere: 1: Medlemmerne i projektgruppen, 2: De medarbejdere, der skal ændre adfærd og holdninger, og 3: Deres nærmeste leder. Hver enkelt gruppe skal have præsenteret både ”Det store billede” og ”Det lille billede” i et sprog og på en måde, så de kan forstå det. 

Det kan gøres med et opslag på intranettet, andre gange kan det være på et møde, på en workshop eller noget helt fjerde. Og abstraktionsniveauet er ofte faldende fra projektgruppen gennem mellemlederne og til medarbejderne.

“...håndtere medarbejdernes forbehold, hvad enten de er rationelle eller ej,...”

Men også uddannelsesniveauet og kulturen i den enkelte afdeling spiller ind i kommunikationen. ”Vidensarbejdere vil typisk lægge større vægt på det store billede og forvente at blive taget med på råd, når der laves projekter inden for deres fagområde. Ufaglærte vil i højere grad efterspørge klare meldinger om, hvad projektet vil betyde for deres hverdag. Begge dele kræver en klar og professionel kommunikation” pointerer Jesper Brieghel, og peger på mellemlederen som en ofte overset med- eller modspiller.

”En leder eller intern træner, der bliver frustreret over medarbejdernes forbehold, og ender med at sige ”ja, det er ikke min idé, dette her – men lad os nu få det overstået” er en katastrofe for projektet. Han skal klædes på til at identificere og håndtere medarbej-dernes forbehold, hvad enten de er rationelle eller ej, og hvis han støder på uforudset modstand, er det afgørende, at det kommunikeres tilbage til projektledelsen med samme hastighed og vægt, som hvis der var tale om en teknisk systemfejl, for det er lige så kritisk,” siger Jesper Brieghel.

Ingen ekstra ressourcer
Hvis projektgruppen er klædt på til at kommunikere med mellemlederne, og hvis mellemlederne er klædt på til at kommunikere med medarbejderne, er der basis for en succesfuld implementering af projektet, og dermed behøver en effektiv kommunikations-indsats gennem hele projektets forløb som sagt ikke være en ekstra udgift til projektet, men kan derimod være med til at spare ressourcer og forhindre forsinkelser.

”Det her er ikke raketvidenskab, men noget man sagtens kan træne sine ledere og projektmedarbejdere til at håndtere på glimrende vis,” siger Jesper Brieghel, der fraråder, at man først tænker kommunikation, når projektet er kommet i uføre.

”Hvis man venter med at planlægge kommunikationen, indtil modstanden er en realitet, får man stensikkert forsinkelser, for det tager tid at analysere og imødekomme en modstand,” forklarer Jesper Brieghel.

“Hvis man venter med at planlægge kommunikationen indtil
modstanden er en realitet, får man stensikkert forsinkelser...”

Afgørende for implementeringen
”En god kommunikationsstrategi udgør ofte forskellen på succes og fiasko i implemente-ringen, for uanset hvor god en plan der foreligger for den rent tekniske forandring, så er det kommunikationen, der flytter mennesker. Det er den, der sørger for, at medarbejdere, samarbejdspartnere eller kunder ændrer opfattelser og adfærd,” slår Jesper Brieghel fast.

I implementeringsfasen er det vigtigt, at alle berørte parter har overblik over udrulningen, for eksempel via en særlig fane på intranettet, hvor udrulningen præsenteres og opdateres. Her præsenteres fakta: Hvornår implementerer vi første fase, hvornår tilbyder vi kurser, hvornår skal projektet være fuldt implementeret, hvad betyder det for dig, og så videre.

”Den største udfordring for mange projektgrupper er, at forstå, at der er flere grupper af modtagere, som har forskellige motivationsfaktorer og forskellig modstand, også i denne fase,” fortæller kommunikationskonsulenten. 

Derfor skal budskaberne, og måden de serveres på, skræddersys til modtagergrupperne.

For at turde forandring skal medarbejderen have viden om forandringen, og hvordan den påvirker hans status, frihed, muligheder, privilegier eller indtægter positivt eller negativt. Her nytter det ikke at holde noget skjult, hvis en effektivisering for eksempel kommer til at betyde afskedigelser eller omrokeringer. Uvisheden og rygterne vil skabe utryghed hos medarbejderne, og helt sikkert betyde modstand mod projektet. 

En anden vigtig ting, man bør huske, er, at det kræver tid, støtte og kompetencer at lære at løse nye opgaver, eller løse gamle på nye måder, understreger Jesper Brieghel, og den tid der er investeret i implementeringen, kommer ikke igen som forsinkelser senere i forløbet.

”En tryg forandring er en effektiv forandring, og kommunikation skaber tryghed,” pointerer kommunikationseksperten.

 

Spørgsmål til kommunikationsstrategien: • Hvem skal ændre adfærd eller holdninger? • Hvad er interessenternes rationelle/følelsesmæssige forbehold overfor disse ændringer?  • Hvad skal interessenterne vide, forstå og acceptere?  (Hvordan ser Det store billede og Det lille billede ud?) • Hvem skal kommunikere til hvilke interessenter? • Hvordan og hvornår skal interessenterne adresseres?