Aarhus Universitetshospital, Skejby:
Flere behandlinger for færre penge
Når alle på billeddiagnostisk afdeling, BDA, på Aarhus Universitetshospital Skejby, i forvejen, løber alt det de kan, er udsigten til en 60% produktionsstigning ikke sød musik. Når der til lægges, at afdelingen ikke skulle flytte med over i det nye universitetshospital var der et akut behov for et gennemarbejdet optimeringsforslag og intelligent fremtidsperspektiv.
Dette arbejde blev samlet i projektet ”Helhedsplan for BDA” og resultatet er blevet, at BDA allerede fra 2011 kan imødekomme kapacitetsstigningen, der kommer i årene frem mod 2015. Det er tilmed blevet muligt ved at hver investeret krone i projektet har givet en besparelse på kr. 60,- igen.
BDA er en af de afdelinger på Skejby, der skal blive i de eksisterende lokaler, når DNU står færdigt i 2018. Derfor kunne det nye universitetshospital ikke være løsningen på det stigende behandlingsbehov. Opgaven var derfor at udarbejde en dybdegående og detaljeret analyse af BDA’s situation og scenarier for, hvorledes det stigende kapaci-tetsbehov kunne løses.
Målet var at finde en løsningsmodel, der med mindst mulig investering ville give et så højt afkast som muligt. Ud over det stigende behandlingsbehov ville de fysiske rammer og det teknologiske udstyr, der udgør selve kernen i afdelingens drift også skabe et flaskehalsproblem. Problemer afdelingsledelsen på BDA allerede tog alvorligt i 2008 og derfor gik i tæt dialog med hospitalsledelsen om. Hvordan kunne BDA kunne fremtidssikres?
“...et flaskehalsproblem for hele hospitalet,...”
BDA løser en lang række diagnostiseringsopgaver for alle hospitalsenheder på Aarhus Universitetshospital Skejby. En udvidelse af afdelingen har indgået i planerne helt fra begyndelsen dog uden at tage højde for en forventet 60 % stigning i behovet for undersøgelser i perioden frem mod 2018.
Sammenholdt med de faktiske forhold, ville der i perioden fra 2012 til 2018 opstå et flaskehalsproblem for hele hospitalet, da BDA reelt ikke havde den nødvendige kapacitet til at løse de diagnostiseringsopgaver, der var nødvendige. Et dokumenteret problem som hospitalsledelsen kunne se ville udgøre et alvorligt problem for hele universitetshospitalet, da diagnosticeringer fra BDA er en forudsætning for behandlingsforløb for alle hospitalets enheder.
Derfor var det særdeles vigtigt at udarbej-de en detaljeret helhedsplan for, hvordan en optimering af afdelingen kunne give den nødvendige kapacitet for at klare den stigende efterspørgsel fra alle hospitalets enheder med det klare ønske fra ledelsen om, at en investering med ”kloge kroner” skulle kunne imødekomme kapacitetsproblemerne allerede fra 2011 og i mellemperioden frem til 2015.
Processen: At gå nye veje
Allerede ved projektopstarten lagde hospi-talsledelsen vægt på, at fokus skulle være rettet mod at gå nye veje og tilgå projektet med mere ”industrielle briller”. Den umiddelbare løsning ville være at kopiere de eksisterende faciliteter én til én men ved at analysere afdelingens drift og optimere på udnyttelsen af de eksisterende faciliteter, kunne opgaven blive løst med væsentlig større værdi for det investerede beløb.
Projektgruppens opgave var at analysere, beskrive og dokumentere en omstrukturering af afdelingen, så den samlede effekti-vitet og antal undersøgelser kan øges ved et minimum af investering. Første skridt bestod i en nuanceret påvisning af det faktiske behov for fremtidens BDA. Udgangspunktet var en lineær fremskrivning baseret alene på historiske data, hvor af kapacitetsbehovet viste en stigning på 5-8 % pr. år frem til 2018 set for BDA som helhed, hvilket svarede til en behovsstigning på ca. 60 %.
Denne stigning tog dog ikke højde for, udviklingen på de enkelte undersøgelsestyper som røntgen, MR scanning, CT scanning og ultralyd m. fl. som der foretages på BDA. Der var indledningsvis en forventning om varierende stigning indenfor de forskellige områder.
Projektet gik derfor analytisk til værks og afdækkede behovet for hver enkelt type undersøgelsesudstyr for at give det retvisende billede af afdelingens reelle behov. Desuden afdækkes den tekniske stand for det eksisterende teknologiske udstyr og på baggrund af dette, vurderer man, hvordan det eksisterende udstyr kan udnyttes mere effektivt samtidig med, at man løbende kan udskifte og supplere med ny teknologi og nye skannere, efterhånden som behovet opstår.
“...Det er erfaringen fra de traditionelle produktionsprincipper,
og det mindset der ligger bag, der skaber baggrund
for effektiviseringsforslagene på BDA,...”
Analysen
Analysen og den statistiske fremskrivning viste, at visse undersøgelsestyper var stabile. Nogle var stagnerende og andre i vækst. Analysen var et uvurderligt værktøj til at få specifik viden og behovsafdækning fremfor en lineær fremskrivning af de historiske data, der indledningsvis var lagt op til. Dermed var der i særdeleshed mulighed for at rette fokus på CT og MR skanningerne som de områder, der var i betragtelig vækst på BDA, men også hvor der var et betragteligt potentiale at hente ved effektivisering af driften i forbindelse med ændrede arbejds-gange samt i særdeleshed optimering af patienternes forberedelsesfaciliteter.
Herefter blev der arbejdet med Value Stream Mapping. Et værktøj til kortlægning af de faktiske arbejdsgange og værdiskabelsen omkring et patientforløb. På baggrund af dette blev der udarbejdet en AS-IS beskrivelse til afdækning af forbedringspotentialer ved hjælp af bearbejdning af flaskehalse og SMED metodikken. Dette arbejde udmøntede sig i TO-BE scenarier, da AS-IS påviste en lav udnyttelses-grad af skannerudstyret. Årsagen var, at omklædnings- og forberedelsesrummene var optaget af den foregående patient. Forberedelsen af den næste patient kunne ikke på-begyndes før disse blev ledige. Flaskehalsen var derfor ikke skanneren som først formodet men omklædnings- og forberedelsesfaciliteterne før og efter selve skanningen.
Da skannerne er produktionsudstyr til mange mio. kroner, bør de derfor udnyttes maksimalt. Især når der for markant lavere omkostninger kan etableres ekstra omklædningsrum i stedet, så produktiviteten på eksempelvis CT-skanner kan hæves betragteligt. Fuldt implementeret kan der i stedet gennemføres ligeså mange behandlinger på 1 time, som det tidligere tog 2,5 time. Det er erfaringen fra de traditionelle produktions-principper, og det mindset der ligger bag, der skaber baggrund for effektiviseringsforslagene på BDA, sammenholdt med en forundersøgelse af best practice på afdelingen.
Værdiskabelse ved antal rum
Analyse- og løsnings-arbejdet udmøntede sig i et klart billede af, at der kunne arbejdes smartere med færre undersøgelsesrum ved at øge antallet af omklædningsrum og optimere de øvrige faciliteter til hvert skannerrum.
Et nyt CT-skannerrum koster ca. 12 mio. kr., hvorimod et nyt omklædningsrum er betragtelig billigere, hvormed den dokumenterede investering med ”kloge kroner” opfyldte hospitalsledelsen ønske.
Derfor indgik det som en del af optimeringsforslaget, at antallet af omklædningsrum til hver enkelt undersøgelsesrum skulle øges fra 1 til 3, hvorved udnyttelses-graden på skannerudstyret kunne øges betragteligt.
Medarbejderne involveres
Allerede under de indledende faser får afdelingsleder Bo Iversen fra Billeddiagnostisk Afdeling, de berørte medarbejdere på afdelingen inddraget i processen. Det skal sikre, at de overordnede planer reelt også kan implementeres i arbejdsprocesserne på afdelingen i praksis, når optimeringsprojektet er afsluttet.
”Det er vigtigt at være opmærksom på, at patienterne er i fokus gennem hele optimerings-processen. Ved at forbedre afdelingens fysiske rammer og optimere de arbejdsmæssige funktioner kan en gennembearbejdet helhedsplan sikre patienterne så høj en service som muligt. Optimeringen af de logi-stiske parametre kan forbedre patienternes oplevelse af et undersøgelsesforløb væsent-ligt, ved at den samlede tid på afdelingen forkortes fra det øjeblik, de kommer ind ad døren, til de er blevet undersøgt og skal videre i behandlingsforløbet på hospitalets andre enheder,” påpeger afdelingsleder Bo Iversen.
“... der i sidste ende giver et så højt afkast,
som det overhovedet er muligt...”
Han henviser derved til, at jo mindre vente-tid patienterne oplever, des bedre er deres oplevelse af det samlede undersøgelsesforløb.
”Vi kan påvise mange forhold og forbedringer ved hjælp af statistikker og rå fakta. Men hvis ikke vi lytter og får input fra de med-arbejdere, som holder afdelingen kørende i dagligdagen, kan vi optimere alt det, vi vil på papiret. Det er først i praksis, vi kan se, om optimeringen har båret frugt og fungerer efter planen, hvorfor det er afgørende, at medarbejderne har haft indflydelse på det færdige resultat,” påpeger Bo Iversen, som er afdelingsansvarlig for projektets udførelse gennem hele forløbet.
Resultat
Når sådanne projekter sættes i gang, er det vigtigt at være opmærksom på, at beslutnings-tagerne ikke kan støtte sig op ad en facitliste. Derfor skal det tydeligt fremgå, at de bevilligede midler udnyttes bedst muligt, hvorfor det var vigtigt at beskrive, hvordan BDA ville komme til at udgøre en flaskehals for hele hospitalet, hvis ikke afdelingens rammer blev optimeret. Et problem, der tydeligvis ikke kunne løses ved udelukkende at investere i nyt teknologisk udstyr men ved at tænke i helhedsløsning og optimering.
Den gennembearbejdede og veldokumenterede helhedsplan gjorde det lettere for beslutningstagerne at overskue en løsningsmodel med konkrete beskrivelser af udfordringer og problemstillinger. I helheds-planen var der både taget højde for de kapa-citetsmæssige udfordringer og de økonomiske aspekter, så regionsrådets medlemmer lettere kunne se værdien af investeringen som best case scenario.
“...og værdien af de investerede kroner blev den behandlet og godkendt på noget nær rekordtid i regionsrådet...”
Fokus var rettet mod at beskrive, hvordan de økonomiske ressourcer kunne benyttes på optimering af afdelingens logistik i stedet for udelukkende at investere i nyt teknologisk udstyr. Det er meget billigere at investere i flere omklædningsfaciliteter til hver enkelt skanner fremfor kun at investere i teknologi. Dermed kan driftstiden på hver enkelt skanner øges betragteligt og gøre afdelingen mere effektiv, hvilket tillagde helhedsplanen meget større værdi, og gjorde det lettere for beslutningstagerne at vedtage bevillingen.
På grund af ansøgningens detaljeringsgrad og værdien af de investerede kroner blev den behandlet og godkendt på noget nær rekordtid i regionsrådet.
Invester 1 krone og få 60 kroner igen
Sammenlagt dokumenterede helhedsplanen for BDA et behov på 17 undersøgelsesrum i 2018 - fordelt med cirka 90 kvadratmeter til hvert undersøgelsesrum. Reelt udgør de fysiske rum, hvor de forskellige skannere er placeret det færreste antal kvadratmeter.
Hovedparten af de nye fysiske rammer på BDA vil i stedet udgøres af de tilhørende og nødvendige faciliteter. Dette vil sige skannernes betjeningsrum, kontorer og konferen-cefaciliteter til medarbejderne, lokaler til it-udstyr samt forskellige omklædningsrum, hvilket er med til at sikre et væsentligt større flow af patientundersøgelser end den oprindelige fremskrivning påviste.
At projektet har været en værdifuld investering for hospitalet og ikke mindst regionens budget ses af, at hver investerede krone til projektet giver en besparelse på 60 kroner.
”Den samlede optimeringsproces er skabt på baggrund af en gennembearbejdet og veldokumenteret forarbejde, der i sidste ende giver et så højt afkast, som det overhovedet er muligt til gavn for patienterne,” fastslår overradiograf og afdelingsleder Bo Iversen på Billeddiagnostisk Afdeling, hvor de første spadestik til de næste skridt blev taget i foråret 2011.
|
|
Fra strategisk kommunikation til "kloge kroner" med bla. KL, DBU, Martin Professional A/S og Aarhus Universitetshospital
Om vejen mod 2020 med bla. COWI, DI, CBS, IdealCombi og Århus Universitetshospital i Skejby
Om ejerskab, forandring og projektledelse hos B&O, Danfoss Solar Inverters, JN Data og VELUX.
Tema om møder.
Vi skærper møde-værktøjet, og har dedikeret dette nummer af Bane 17 til mødekulturen.
Ressourcer og forskellen mellem "need" og "nice" to have. Case fra B&O: "Projektledelse i overhalingsbanen".
Om processen med tilblivelsen af vores nye profil, om den nye Rolls Royce af en frekvens-
omformer fra Grundfos.
Artikler om indkøring af B&O's nye distributionscenter, lageroptimering og koncept-
løsning til Vestas.